Wissenstransfer - Eine Investition in die Zukunft

Wissenstransfer ist wichtig, aber leider in vielen Unternehmen unterbeleuchtet. Gerade in großen Konzernen habe ich miterlebt, dass durch den Weggang von "Urgesteinen", erfolgskritisches, wertvolles, Jahrzehnte altes Erfahrungs-Wissen verloren geht, wenn es nicht rechtzeitig gesichert wird.

Was sagt die Literatur?

Wissenstransfer wird unterschätzt und ist wichtig. Dabei kann zwischen zwei Dimensionen von Wissen unterschieden werden:

1. Wissen als ein Produktionsfaktor, welcher wächst und einen riesigen Anteil an der Gesamtwertschöpfung aus Unternehmersicht hat. (unternehmerische Sicht)

2. Erfahrungswissen: implizites, nicht sichtbares, automatisiertes Wissen, welches schwierig zu verbalisieren ist. Mitarbeitende machen dies und jenes nach Gefühl.

In der Theorie gibt es verschiedene Werkzeugkoffer, die einen soliden Wissenstransfer unterstützen. Beispielsweise wird Wissenstransfer durch die sog. Wissenslandkarte grafisch versucht von einem Ausgangspunkt immer weitere Stichpunkte des Wissens in eine Landkarte zu übersetzen. Hierbei ist es wichtig eine Person zu haben, die diesen Prozess moderiert. Diese Person wird auch als Wissensmanager*in bezeichnet

Meine persönlichen Erfahrungen in der Praxis

Aus eigenen beruflichen Erfahrungen hat mich besonders in meiner Rolle als fachliche Teamleiterin der Wissenstransfer im digitalen Arbeitsalltag beschäftigt.

Vorgefunden habe ich ein Team mit 5 Mitarbeitenden und darunter einen Mitarbeiter, der als "Urgestein mit mächtigem Fachwissen" bezeichnet wurde. (Mehr als 40 Jahre im Konzern und seit über 20 Jahren auf seiner derzeit ausgeführten Stelle). Meine Aufgabe war es also, dafür zu sorgen, dass dieses wertvolle Wissen nachhaltig konserviert und gespeichert wird.

Zusätzlich herausfordernd machte es die Pandemie und die sich damit ändernden digitalen Arbeitsweisen. (Ich bin mitten im Lockdown in die neue Rolle gerutscht und konnte mein Team nur digital kennenlernen, was aber rückblickend eine sehr bereichernde und machbare Erfahrung war...mittlerweile haben diese Erfahrung bestimmt einige von Euch gemacht)

Neue Wege des Informationsaustauschs (Tools wie MS Teams), neue Formate (weg vom Präsenztermin hin zu virtuellen oder hybriden Formaten) und überfüllte Kalender, waren neue Rahmenbedingungen, in denen ich mich mit meinem Team bewegte.

Schließlich haben wir als Team gemeinsam folgende Maßnahmen für den Wissenstransfer erarbeitet und umgesetzt:

1. Sinnvolle Dokumentation des Wissens: Dokumentation heißt nicht "ein Dokument bereitstellen", sondern Informationen richtig transportieren. In manchen Fällen ist ein Dokument sehr hilfreich. Wir haben aber auch gelernt, dass beispielsweise interaktive Dokumentationen, wie Klick-Mich-Anleitungen oder Videos den Wissenstransfer erleichtern.

2. Formate für den Wissenstransfer im Vorfeld: Nicht erst warten, bis der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt oder kurz davor ist, sondern regelmäßig (online) Formate nutzen, in denen Best Practices geteilt werden können und die Inhalte geordnet auf einem gemeinsamen Sharepoint sinnvoll speichern. Wichtiges Learning hierbei: Dieses Format nicht zu lang (max. 2h) ansetzen und die Frequenz sinnvoll wählen (z.B. alle 6-8 Wochen). Für die Organisation, Durchführung und Nacharbeit dieses Formats haben wir die Rolle "Moderator*in" eingeführt, die sich um die o.g. Prozesse kümmert. Diese Rolle wurde in jedem Meeting neu gewählt (also rollierend festgelegt).
   

3. Innovationsmeetings: (z.B. alle 6-8 Wochen 2h) Ziel: gemeinsame Entwicklung neuer Themen. Auch hier eignet sich die Rolle Moderator*in.
   

4. Last but not Least: Freiräume für die Mitarbeitenden schaffen, um sich um den Wissenstransfer kümmern zu können. Mein Learning: Die Mitarbeitenden waren sehr durchgetaktet und hatten wenig freie Zeiten, neben dem operativen Tagesgeschäft für den Wissenstransfer. Wichtig ist hierbei Transparenz im gesamten Team beispielsweise durch geteilte One Notes oder freigeschaltete Kalender.

Mein abschließendes Fazit:

Wissenstransfer ist ein wichtiges Thema und jedes Unternehmen kann es schaffen, wenn sich damit ausreichend beschäftigt wird und vor Allem Freiräume dafür eingeräumt werden. Wichtig dabei ist allen beteiligten ein gutes Gefühl zu geben. Mit wertschätzendem Umgang auf Augenhöhe, konnte ich dies erfolgreich mit meinem Team gemeinsam schaffen.